REGOLAMENTO PER LO SVOLGIMENTO A DISTANZA DELLE ATTIVITÀ COLLEGIALI

Premessa Il presente Regolamento disciplina lo svolgimento a distanza delle attività collegiali, in attuazione dell’art. 44, comma 6, del CCNL del personale del Comparto Istruzione e Ricerca – periodo 2019- 2021, sottoscritto il 18 gennaio 2024, e secondo i criteri definiti dal Ministero dell’Istruzione e del Merito a seguito della conclusione del confronto con le Organizzazioni sindacali. Costituiscono riferimenti essenziali: 

• il D.Lgs. 16 aprile 1994, n. 297, per quanto concerne la composizione, le competenze e il funzionamento degli organi collegiali delle istituzioni scolastiche; 
• il D.P.R. 8 marzo 1999, n. 275, recante norme in materia di autonomia delle istituzioni scolastiche; 
• il D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 e successive modificazioni, recante il Codice dell’amministrazione digitale; 
• il Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016; 
• il D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196, come modificato dal D.Lgs. 10 agosto 2018, n. 101; 
• l’art. 44, commi 3 e 6, del CCNL Comparto Istruzione e Ricerca 2019-2021; 
• la Nota MIM – Dipartimento per il sistema educativo di istruzione e formazione – prot. AOODPIT n. 3803 del 30 giugno 2026, avente ad oggetto “Svolgimento a distanza delle attività di carattere collegiale che rivestono carattere deliberativo nelle istituzioni scolastiche. Esiti chiusura confronto con le organizzazioni sindacali”; 
• l’Allegato tecnico del MIM del 28 aprile 2026, recante “Requisiti tecnico-organizzativi per la gestione digitale degli organi collegiali e delle operazioni di voto nelle istituzioni scolastiche”. 

Art. 1 – Oggetto e ambito di applicazione 

1. Il presente Regolamento definisce criteri e modalità per lo svolgimento a distanza, in tutto o in parte, delle attività collegiali rientranti nell’ambito di applicazione dell’art. 44, comma 6, del CCNL Comparto Istruzione e Ricerca 2019-2021. 

2. Le disposizioni sono finalizzate ad assicurare, anche nello svolgimento a distanza, il pieno esercizio delle prerogative degli organi collegiali e, in particolare, la certezza nell’identificazione dei partecipanti, l’effettiva partecipazione alla discussione, la verifica del numero legale, la regolarità delle operazioni di voto, la corretta verbalizzazione delle sedute, la sicurezza delle comunicazioni e la protezione dei dati personali. 

3. La seduta svolta a distanza nel rispetto del presente Regolamento è equiparata, ai fini della sua validità, alla seduta svolta in presenza. 

Art. 2 – Attività collegiali svolgibili a distanza 

1. Possono essere svolte a distanza le attività collegiali prive di carattere deliberativo previste dall’art. 44, comma 3, lettere a) e b), del CCNL 2019-2021.Regolamento per lo svolgimento a distanza delle attività collegiali – a.s. 2026/2027 

2.Possono altresì svolgersi a distanza le attività collegiali aventi carattere deliberativo individuatedalla Nota MIM prot. n. 3803 del 30 giugno 2026, nel rispetto dei requisiti stabiliti dal relativoAllegato tecnico.

3.Rientrano, in particolare, nell’ambito di applicazione del presente Regolamento: a) le sedute delCollegio dei docent e del Consiglio di istituto; b) le sedute dei Consigli di classe; c) le riunioni deiDipartimenti disciplinari, delle Commissioni, dei gruppi di lavoro e delle altre articolazionifunzionali del Collegio dei docenti; d) le riunioni dei Gruppi di Lavoro Operativo per l’Inclusione(GLO), ferme restando le specifiche disposizioni che ne disciplinano composizione efunzionamento; e) le ulteriori attività collegiali riconducibili all’art. 44, comma 3, lettere a) e b), delCCNL.

4.Le riunioni possono essere svolte in presenza, a distanza o, quando ne ricorrano le condizioniorganizzative e tecniche, con partecipazione in parte in presenza e in parte a distanza.

Art. 3 – Attività escluse 

1.Sono escluse dall’applicazione del presente Regolamento le attività di cui all’art. 44, comma 3,lettera c), del CCNL 2019-2021 concernenti lo svolgimento degli scrutini e degli esami, compresa lacompilazione degli atti relativi alla valutazione.

2.Restano altresì escluse le attività per le quali disposizioni legislative, regolamentari, contrattualioministeriali prescrivano espressamente lo svolgimento in presenza.

Art. 4 – Programmazione e individuazione della modalità di svolgimento 

1.La modalità di svolgimento delle attività collegiali è definita tenendo conto della natura dellariunione, degli argomenti iscritti all’ordine del giorno, delle esigenze organizzative dell’Istituto edell’idoneità degli strumenti tecnologici disponibili.

2.Per le attività funzionali all’insegnamento, la previsione dello svolgimento a distanza può essereinserita nel Piano annuale delle attività.

3.Resta ferma la possibilità di modificare la modalità originariamente programmata qualorasopravvengano esigenze organizzative, tecniche o istituzionali, nel rispetto dei termini e dellemodalità di convocazione previsti per l’organo interessato.

Art. 5 – Convocazione della seduta 

1.La convocazione è disposta dal Presidente dell’organo o dal soggetto competente secondo ledisposizioni che regolano il funzionamento dell’organo medesimo.

2.La convocazione della seduta a distanza è trasmessa attraverso i canali istituzionali e contiene: a)data e orario della seduta; b) ordine del giorno; c) modalità di svolgimento; d) piattaformautilizzata; e) eventuali indicazioni necessarie per l’accesso alla riunione e per lo svolgimento dellevotazioni.

3.Il collegamento o le credenziali di accesso alla seduta sono destinati esclusivamente aicomponenti dell’organo e agli altri soggetti legittimamente ammessi a parteciparvi e non possonoessere comunicati a terzi.Regolamento per lo svolgimento a distanza delle attività collegiali – a.s. 2026/2027 

Art. 6 – Requisiti di validità della seduta a distanza 

1.Ai fini della regolare costituzione e dello svolgimento della seduta devono essere assicurati: a)l’identificazione certa dei partecipanti; b) l’accesso riservato ai soggetti legittimati; c) lacontestualità della partecipazione; d) la possibilità di prendere parte alla discussione e di esercitare il diritto di voto; e) l’accertamento delle presenze e del numero legale; f) la personalità el’unicità dell’espressione di voto; g) la tracciabilità delle operazioni, nei limiti compatibili con lanatura palese o segreta della votazione; h) la sicurezza e l’integrità dei dati; i) la tutela dellariservatezza; j) la corretta verbalizzazione della seduta e delle deliberazioni adottate.

2.La partecipazione a distanza costituisce presenza a tutti gli effetti.

Art. 7 – Piattaforma istituzionale Microsoft Teams 

1.Per lo svolgimento delle attività collegiali a distanza l’Istituzione scolastica utilizza, di norma,Microsoft Teams, nell’ambito dell’ambiente Microsoft 365 Education adottato dall’Istituto.

2.L’accesso avviene mediante l’account istituzionale personale assegnato a ciascun componente.Le credenziali sono personali e non cedibili e il titolare risponde del loro corretto utilizzo.

3.Le riunioni sono configurate in modo da consentire l’accesso ai soggetti autorizzati el’identificazione dei partecipanti. Ove necessario, sono adottate specifiche impostazioni perlimitare o impedire l’accesso anonimo o di utenti estranei all’organizzazione.

4.Ai fini dell’accertamento delle presenze può essere utilizzato il report di partecipazione resodisponibile dalla piattaforma, dal quale risultano i partecipanti e i relativi tempi di accesso allariunione. Il report, ove acquisito, costituisce documentazione della seduta ed è trattato econservato secondo le disposizioni vigenti in materia di gestione documentale e protezione dei datipersonali.

5.Per le votazioni palesi possono essere utilizzati Microsoft Forms o altri strumenti integrati nell’ambiente istituzionale, configurati in modo da consentire: a) l’accesso ai soli aventi diritto; b)l’identificazione del votante; c) l’espressione di un solo voto; d) la registrazione dell’esito; e) lasuccessiva verifica della regolarità della votazione.

6.L’utilizzo di Microsoft Teams e degli applicativi ad esso collegati è subordinato alla loroconfigurazione secondo i requisiti tecnico-organizzativi previsti dall’Allegato tecnico alla Nota MIMprot. n. 3803 del 30 giugno 2026. La mera disponibilità della piattaforma non sostituisce la verificadella corretta configurazione delle funzioni utilizzate per la singola seduta.

7.L’Istituto può avvalersi di piattaforme o applicativi diversi qualora garantiscano requisiti di identificazione, sicurezza, integrità, riservatezza e tracciabilità conformi alla normativa vigente ealle indicazioni ministeriali.

Art. 8 – Accertamento delle presenze e numero legale 

1.All’apertura della seduta il Presidente, con l’assistenza del Segretario verbalizzante, accertal’identità dei partecipanti e la sussistenza del numero legale previsto per la valida costituzionedell’organo.

2.Il Presidente può procedere a ulteriori verifiche nel corso della seduta e, in ogni caso, prima dellevotazioni, qualora siano intervenute variazioni nella presenza dei componenti.Regolamento per lo svolgimento a distanza delle attività collegiali – a.s. 2026/2027 

3.Gli ingressi successivi all’apertura della seduta e le uscite anticipate sono annotati nel verbalequando rilevanti ai fini del numero legale o dell’esito delle deliberazioni.

4.Il componente che interrompa definitivamente il collegamento è considerato assente dalmomento dell’interruzione.

5.Per l’intera durata della seduta, ciascun partecipante è tenuto a mantenere attiva lavideocamera, al fine di consentire la costante identificabilità del componente, l’effettività dellapartecipazione ai lavori collegiali e la verifica della permanenza delle condizioni necessarie per lavalidità della seduta. L’eventuale temporanea disattivazione della videocamera è ammessaesclusivamente per motivate esigenze tecniche o personali, tempestivamente comunicate alPresidente della seduta. In caso di disattivazione prolungata e non giustificata, il Presidenteprovvede a richiedere il ripristino del collegamento video e, ove necessario, ad accertare conmodalità alternative l’effettiva presenza del componente.

Art. 9 – Svolgimento della seduta 

1.Il Presidente accerta la regolare costituzione dell’organo, dichiara aperta la seduta, illustra ipunti all’ordine del giorno, regola gli interventi e assicura l’ordinato svolgimento dei lavori.

2.Ogni partecipante deve essere posto nella condizione di intervenire nella discussione, formulareproposte, dichiarazioni e osservazioni ed esercitare, quando previsto, il diritto di voto.

3.Il partecipante è tenuto ad utilizzare una postazione e una connessione idonee e ad adottare ognicautela necessaria affinché soggetti non autorizzati non possano assistere alla seduta o venire aconoscenza delle informazioni trattate.

4.Durante la riunione i partecipanti osservano le medesime regole di correttezza e riservatezzapreviste per le sedute in presenza.

Art. 10 – Deliberazioni e voto palese 

1.Prima di procedere alla votazione il Presidente enuncia in termini chiari e univoci la propostasottoposta all’approvazione dell’organo.

2.Nelle votazioni palesi il sistema utilizzato deve consentire di accertare l’identità del votante el’opzione espressa.

3.Le opzioni di voto sono, secondo la natura della deliberazione: favorevole, contrario, astenuto,fatte salve le diverse modalità previste da specifiche disposizioni.

4.Il sistema deve impedire, per quanto tecnicamente configurabile, la duplicazione del voto econsentire la verifica del numero dei votanti rispetto agli aventi diritto presenti al momento dellavotazione.

5.Concluse le operazioni, il Presidente accerta e proclama l’esito della votazione, che vieneriportato nel verbale con l’indicazione dei voti favorevoli, contrari e degli astenuti.

6.La deliberazione validamente assunta a distanza produce i medesimi effetti della deliberazioneadottata in presenza.Regolamento per lo svolgimento a distanza delle attività collegiali – a.s. 2026/2027 

Art. 11 – Votazioni a scrutinio segreto 

1.Quando la normativa o la natura della deliberazione richiedano il voto segreto, la proceduratelematica può essere utilizzata esclusivamente qualora il sistema adottato sia idoneo a garantirecontestualmente: a) l’autenticazione dell’avente diritto; b) l’espressione di un solo voto; c)l’anonimato dell’opzione espressa; d) l’impossibilità di ricondurre il contenuto del voto all’identitàdel votante; e) l’integrità del risultato complessivo; f) la verificabilità della regolarità della procedurasenza compromissione della segretezza.

2.Qualora gli strumenti disponibili non consentano di assicurare integralmente tali requisiti, lavotazione a scrutinio segreto non è effettuata a distanza e si procede con modalità idonea agarantirne la regolarità.

Art. 12 – Malfunzionamenti e interruzioni del collegamento 

1.Il componente che riscontri difficoltà tecniche ne dà tempestiva comunicazione al Presidente oal Segretario della seduta mediante uno dei canali istituzionali disponibili.

2.L’interruzione del collegamento di uno o più componenti non determina la sospensione dellaseduta qualora permanga il numero legale e siano garantite le condizioni per la regolareprosecuzione dei lavori.

3.Il componente che, a causa dell’interruzione del collegamento, non abbia potuto partecipare auna votazione non è computato tra i votanti della relativa deliberazione, ferme restando le regolesul numero legale necessario per la validità della stessa.

4.Qualora il malfunzionamento riguardi la piattaforma o un numero di partecipanti tale dacompromettere la regolare costituzione dell’organo, l’effettiva partecipazione alla discussione o lavalidità della votazione, il Presidente sospende la seduta per il tempo necessario al ripristino dellecondizioni tecniche.

5.Qualora il problema non possa essere risolto in tempi ragionevoli, il Presidente disponel’aggiornamento della seduta ad altra data.

6.Le interruzioni tecniche che abbiano inciso sullo svolgimento dei lavori sono riportate nelverbale.

Art. 13 – Verbalizzazione e documentazione della seduta 

1.Della seduta è redatto verbale secondo le disposizioni applicabili all’organo interessato.

2.Oltre agli elementi ordinariamente previsti, il verbale dà atto: a) dello svolgimento della seduta inmodalità telematica o parzialmente telematica; b) della piattaforma utilizzata; c) dei componentipresenti e assenti; d) dell’accertamento del numero legale; e) degli eventuali ingressi e delle usciteintervenuti nel corso della riunione, quando rilevanti; f) delle eventuali interruzioni o anomalietecniche che abbiano inciso sui lavori; g) delle proposte sottoposte a votazione e dei relativi esiti; h)delle deliberazioni adottate.

3.Il report di partecipazione e gli eventuali prospetti riepilogativi delle votazioni possono essereacquisiti agli atti quali documenti connessi alla seduta, nel rispetto dei principi di necessità,pertinenza e minimizzazione del trattamento dei dati.Regolamento per lo svolgimento a distanza delle attività collegiali – a.s. 2026/2027 

4. La documentazione è formata, gestita, protocollata e conservata, ove previsto, nel rispetto del D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 e della disciplina vigente in materia di gestione e conservazione dei documenti informatici. 

Art. 14 – Protezione dei dati personali e obblighi di riservatezza 

1. Il trattamento dei dati personali effettuato nell’ambito delle sedute a distanza avviene nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679, del D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 e successive modificazioni e delle disposizioni adottate dall’Istituzione scolastica in materia di protezione dei dati. 

2. I dati e i documenti resi disponibili durante la seduta sono utilizzati esclusivamente per finalità istituzionali e nei limiti necessari allo svolgimento delle funzioni dell’organo collegiale. 

3. È fatto divieto ai partecipanti di effettuare registrazioni audio o video della seduta, salvo che la registrazione sia disposta o espressamente autorizzata dall’Istituzione scolastica sulla base di una specifica finalità e di un idoneo presupposto giuridico. 

4. È vietata la riproduzione o diffusione non autorizzata di immagini, schermate, registrazioni, documenti, credenziali, collegamenti di accesso e informazioni apprese nel corso della seduta. 

5. Particolari cautele sono adottate quando nel corso della riunione siano trattati dati personali riferiti agli alunni, alle famiglie o al personale e, in particolare, dati appartenenti alle categorie particolari di cui all’art. 9 del Regolamento (UE) 2016/679. 

Art. 15 – Compiti del Presidente e del Segretario 

1. Il Presidente: a) verifica la regolare costituzione dell’organo; b) assicura il rispetto dell’ordine del giorno; c) disciplina gli interventi; d) dispone l’apertura e la chiusura delle votazioni; e) verifica la permanenza delle condizioni di validità della seduta; f) proclama l’esito delle votazioni; g) adotta le determinazioni necessarie in caso di problemi tecnici o procedurali. 

2. Il Segretario verbalizzante coadiuva il Presidente nell’accertamento delle presenze, dà atto delle variazioni intervenute nel corso della seduta, registra gli esiti delle votazioni e redige il verbale. 

Art. 16 – Disposizioni tecniche e organizzative 

1. Il Dirigente scolastico assicura l’adozione delle misure organizzative necessarie all’applicazione del presente Regolamento e, con il supporto dell’Animatore Digitale, verifica l’adeguatezza della configurazione degli strumenti informatici utilizzati rispetto ai requisiti stabiliti dal MIM. 

2. Le configurazioni della piattaforma relative ad autenticazione, accesso alle riunioni, report delle presenze, votazioni e trattamento dei dati sono definite in coerenza con le politiche di sicurezza dell’Istituto e con i principi di protezione dei dati personali. 

3. Ove necessario, il Responsabile della protezione dei dati (RPD/DPO) è coinvolto per gli aspetti attinenti alla protezione dei dati personali. 

4. Eventuali istruzioni operative di carattere meramente tecnico possono essere definite con apposita disposizione del Dirigente scolastico, purché non modifichino i criteri stabiliti dal presente Regolamento. Regolamento per lo svolgimento a distanza delle attività collegiali – a.s. 2026/2027 

Art. 17 – Disposizioni finali ed entrata in vigore 

1. Il presente Regolamento costituisce parte integrante del Regolamento d’Istituto. 

2. Esso entra in vigore dalla data di approvazione da parte del Consiglio di Istituto e trova applicazione alle attività collegiali programmate a decorrere dall’anno scolastico 2026/2027 e fino a nuova modifica/integrazione. 

3. Per quanto non espressamente disciplinato trovano applicazione le disposizioni legislative, regolamentari, contrattuali e ministeriali vigenti, nonché le disposizioni che regolano il funzionamento dei singoli organi collegiali. 

4. Le disposizioni del presente Regolamento si intendono automaticamente integrate o sostituite da norme imperative sopravvenute incompatibili con esse. 

5. Il Regolamento è pubblicato all’Albo on line e nella sezione del sito istituzionale destinata ai regolamenti dell’Istituto.